Tabla de Contenido

Ingreso al sistema

Inicio PSE “ir al módulo Administrativo”

Para tener acceso al Módulo Administrativo de PSE, se debe iniciar una sesión en Internet y digitar la siguiente dirección: y en la página Web que se muestra se debe elegir la opción Módulo Administrativo.

Autenticarse en el Sistema

En ese momento el sistema lleva al usuario a la página principal del Módulo Administrativo de PSE, donde se solicita un Usuario y una Contraseña, los cuales deben haber sido enviados previamente por PSE vía correo electrónico, cuando la Empresa es creada en el ambiente de Producción, es decir, cuando ya ha realizado toda la implementación técnica y ha reunido los requisitos de documentos que se requieren y ya está lista para comenzar a recibir transacciones a través de PSE. La pantalla que se muestra es la siguiente:

Al digitar los datos de autenticación solicitados, el usuario ingresa a su sesión para empezar a trabajar.

Cambio de Clave

Cuando se ingresa por primera vez con la clave que es enviada por PSE a través de correo electrónico, o la clave ha caducado, el sistema solicita automáticamente cambio de clave.

Cuando cambie su clave, el sistema se cerrará automáticamente y es necesario que ingrese nuevamente para autenticarse.

Desbloqueo directo de Usuarios

Si el usuario que está intentando ingresar no recuerda su clave, la bloqueo por intentos fallidos o el sistema le bloqueo el usuario por inactividad, ahora podrá utilizar la opción Recuperar Clave sin tener que acudir al usuario administrador o a nuestro Contact Center para el desbloqueo, solo debe seguir los siguientes pasos:

– Ingresar a la opción Recuperar Clave

– El sistema le solicitará unos Datos de Validación:

Código de Usuario Correo Electrónico (corresponde al inscrito en el módulo administrativo de PSE) Código de Verificación

Si los datos ingresados anteriormente se encuentran completos, el sistema le habilitará la opción Recuperar Clave la cual debe seleccionar.

– El sistema generará el siguiente mensaje:

Al correo electrónico registrado , llegara un mensaje con la siguiente información:

Una vez el usuario reciba la confirmación de Solicitud Recuperar Clave en su correo electrónico,  deberá ingresar Usuario y la nueva Clave asignada por el sistema.

Posteriormente le solicitará al usuario el cambio de clave, ingresando los siguientes datos:

Una vez finalice el cambio de clave, el sistema cerrara automáticamente y es necesario que ingrese de nuevo.

Finalmente el usuario quedará registrado en el módulo administrativo de PSE.

Restricciones

– Si el usuario fue bloqueado directamente por el administrador de usuarios, esta funcionalidad no le permitirá generar una nueva clave y deberá contactar a este para el respectivo desbloqueo.
– Si alguno de los datos ingresados no es correcto, el sistema no le permitirá generar una nueva clave.
– El sistema solamente enviara la notificación al correo registrado para el usuario.

 Usuarios Administradores

Administrador de Cuentas

Este usuario tiene la facultad de definir las reglas de negocio, es decir es quien se encarga de registrar las Cuentas Recaudadoras donde la Empresa va a recibir los recursos que obtenga por los pagos que sus clientes realicen a través de PSE. Igualmente registra los Servicios y los asocia con dichas cuentas recaudadoras.

Su labor es fundamental cuando una Empresa ingresa a producción, ya que el registro de las reglas de negocio, depende que el Comercio pueda empezar a recibir pagos por PSE.

Administrar cuentas recaudadoras

Las cuentas recaudadoras son aquellas en las que la Empresa va a recibir los recursos que provengan de pagos que sus clientes realicen a través de PSE.

Crear Cuenta Recaudadora

Una vez el Administrador de Cuentas ha ingresado al sistema, por el menú Registro, debe elegir la opción Administración Cuentas Recaudadoras. En la pantalla que se muestra debe seleccionar el botón Crear, que se encuentra en la parte inferior izquierda:

Ahora, debe seleccionar la Entidad Financiera con quien tiene el convenio de recaudo, digitar el número de cuenta sin guiones ni puntos y seleccionar el tipo de cuenta. Luego finalizar con un clic en el botón Grabar.

En ese momento el sistema devuelve al usuario a una pantalla donde se ve el registro de la cuenta que acaba de incluir. Sin embargo, la cuenta aún no se encuentra activa para empezar a recaudar, pues al instante el sistema le envía un correo electrónico a un funcionario de la Entidad Financiera donde fue registrada la cuenta para que él valide los datos y autorice o no dicha cuenta.

Igualmente al Administrador de Cuentas de la Empresa también le llega este correo indicando que se registró una nueva cuenta recaudadora, la cual debe ser autorizada o rechazada por la Entidad Financiera.

Una vez el Banco ha autorizado o rechazado la cuenta, el sistema, nuevamente envía un correo electrónico al Administrador de Cuentas de la Empresa, notificándole la respuesta de la Entidad Financiera. En caso que la cuenta sea rechazada, el Administrador de Cuentas debe volver a registrarla.

Notas:
– En cada Entidad Financiera hay designado un usuario que se encarga de realizar las validaciones de las cuentas que les registran las Empresas desde PSE y con base en la información registrada autorizan o rechazan dichas cuentas. Estos usuarios de los Bancos tienen acceso también a un Módulo de PSE donde ejecutan la labor de autorización.
– La autorización depende del registro correcto del número de cuenta y del tipo de cuenta. Mientras la Entidad Financiera da una respuesta sobre la cuenta, ésta permanece en estado Pendiente.
– En promedio las Entidades Financieras toman día y medio en dar respuesta sobre la cuenta.

Eliminar Cuentas Recaudadoras

Para la eliminación de una cuenta recaudadora, el Administrador de Cuentas debe ingresar igualmente por el menú Registro y elegir la opción Administración de Cuentas Recaudadoras. En la pantalla le aparecen todas las cuentas que ha registrado y seleccionando la cuenta específica a través de la casilla que hay al lado izquierdo de cada una de estas, debe ejecutar un clic sobre el botón Eliminar Cuenta. El sistema no permite que se eliminen cuentas en estado pendiente ni cuentas que estén asociadas con algún servicio o que ya hayan recibido recaudos.

Si el Administrador de Cuentas trata de eliminar una cuenta en estado pendiente el sistema le arroja el siguiente mensaje:

Si el Administrador de Cuentas trata de eliminar una cuenta que tenga asociado algún servicio o que ya haya recibido recaudos, el sistema le arroja el siguiente mensaje:

Si la cuenta no tiene ninguna de las tres condiciones anteriores el sistema permite que sea eliminada exitosamente.

 

Crear un código de Servicio

Los servicios son la identificación que tienen dentro del sistema cada uno de los pagos según la estructura de reglas de negocio por parte de la Empresa y deben ser asociados con las cuentas recaudadoras para que la Empresa pueda comenzar a recibir los pagos de sus clientes. El Administrador de Cuentas de la Empresa debe ingresar por el menú Registro y seleccionar la opción servicios:

Ejemplo: una universidad podría identificar con un código de servicio los pagos de matrículas y con otro los derechos de grado. Es como van a identificar los recaudos.

En la pantalla que se muestra, debe seleccionar el botón Crear, que se encuentra en la parte inferior izquierda.

El sistema le solicita que ingrese un código y una descripción, así mismo muestra el NIT de la Empresa por defecto. Debe finalizar con un clic en Grabar.

Si al crear el servicio no se diligenció el código o la descripción el sistema muestra los siguientes mensajes: En caso contrario la acción es realizada con éxito.

Nota:
El campo Código de Servicio es numérico y debe ser máximo de diez dígitos. Igualmente son campos obligatorios.

 

Modificar Servicios

Una vez el Administrador de Cuentas ingresa por la opción Servicios, el sistema le presenta una pantalla de búsqueda, donde puede incluir algunos criterios con el fin de ubicar un servicio ya creado que vaya a modificar. Una vez ha incluido algún criterio de búsqueda y ejecutando un clic en el botón Buscar, el sistema le presenta el resultado de la consulta.

En la tabla que contiene los resultados de la búsqueda se encuentran las columnas Código de Servicio, Nombre del Servicio, NIT, Nombre Asociado (que es el nombre de la Empresa) y Aprobación. Con un clic sobre el nombre del servicio, el sistema muestra los datos específicos y permite la modificación de la Descripción del Servicio. El Código del Servicio no puede ser modificado.

Nota: Si el Administrador de Cuentas requiere que le aparezcan todos los servicios creados, debe digitar en alguno de los criterios de búsqueda dos signos de porcentaje %%, para que el sistema le traiga esta información.

Eliminar un Servicio

Un servicio se puede eliminar siempre y cuando no haya sido utilizado, es decir, si la Empresa no ha recibido pagos por este servicio. Si se cumple la condición anterior el Administrador de Cuentas puede eliminar el servicio, realizando la búsqueda del mismo, seleccionando la casilla que se encuentra al lado izquierdo y ejecutando un clic en el botón Eliminar.

Si el servicio a eliminar ya fue utilizado y tiene transacciones el sistema presenta el siguiente mensaje:

 

Asociar un Servicio con una Cuenta Recaudadora

Establecer las reglas de negocio consiste en la configuración de las cuentas recaudadoras de la Empresa y su asociación una vez han sido aprobadas por las Entidades Financieras con los Servicios que se hayan creado. De tal manera que se están canalizando los recursos provenientes de los pagos a través de PSE hacia la(s) cuenta(s) recaudadora(s) de la Empresa de forma automática. El Administrador de Cuentas debe ingresar por el menú Registro y seleccionar la opción Servicios. Luego, debe buscar el Servicio o los Servicios que haya creado e ingresar a uno de ellos (ver punto 2.2.2 Modificar Servicios). Ya estando dentro de los datos del servicio, debe ejecutar un clic en el botón Cuentas que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Allí se despliega la pantalla para realizar la asociación:

Entidad Financiera Autorizadora son todas las Entidades Financieras que ofrecen el servicio PSE y donde los clientes de las Empresas tienen sus cuentas y van a realizar los pagos. Seleccionar el Tipo de Cuenta, el Estado de la Cuenta, si lo desea puede digitar el Numero de la Cuenta, seleccionar la opción de Buscar, el sistema le permite ver la(s) cuenta(s) inscrita(s) y aprobada(s) con anterioridad, la cual deberá seleccionar y por último generar un clic sobre la opción de Agregar. Una vez se ha seleccionado Agregar,

el sistema muestra como quedó la asociación:

Es importante tener en cuenta que si la empresa solamente registró una cuenta recaudadora, debe seleccionar siempre en el campo Entidad Financiera Autorizadora la opción que aparece por defecto, que es Demás Entidades, con ello se garantiza que se tienen en cuenta los pagos provenientes de todas las Entidades Financieras. En caso que la Empresa tenga más de una cuenta recaudadora aprobada puede distribuir sus recaudos dependiendo de la Entidad Financiera de donde provengan los pagos, es decir, puede definir que los pagos que provengan de N Entidades Financieras Autorizadoras se vaya para la cuenta del Banco A y lo de las demás a la cuenta del Banco B.

Modificar las Reglas de Negocio

Si la Empresa requiere realizar un cambio sobre sus reglas de negocio, bien porque estableció un convenio de recaudo con otra Entidad Financiera o porque creó otro Servicio o simplemente requiere cambiar la distribución de sus recaudos, lo puede hacer. Para ello el Administrador de Cuentas debe seguir los pasos descritos en el numeral 2.3.1 Asociar un Servicio con una Cuenta Recaudadora y al ingresar por el botón Cuentas puede eliminar alguna de las asociaciones anteriores seleccionándola marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo y ejecutando un clic en el botón Eliminar.

Nota: si la empresa registra una cuenta de una Entidad Financiera diferente a la que la presentó ante PSE, debe notificar a la nueva Entidad Financiera recaudadora, para que esta realice los trámites respectivos.

Empresa – Radicar Solicitud de Ampliación de Limites en el Modulo Administrativo de PSE

La empresa que desee modificar el limite transaccional de PSE tendrá que ingresar al modulo administrativo de PSE con usuario y clave de Administrador de Cuentas.

1. En el modulo administrativo de PSE va a la opción “Registro/Solicitud Aumento Tope Transaccional”

 

2. En esta ventana da clic en el botón inferior izquierdo “Crear Solicitud”, en esta opción se debe seleccionar de la lista desplegable el código de servicio, la entidad financiera a la que se enviara la solicitud y que esta atada al código de servicio, indicar el limite requerido para persona natural y jurídica de las listas desplegables, por ultimo se debe relacionar la justificación de la solicitud.

Se puede configurar la solicitud para que sea temporal o indefinida.

Se finaliza dando clic en el botón “Grabar”, esto envía una notificación al banco para que apruebe o rechace la solicitud, tan pronto el banco rechace o apruebe la solicitud el sistema envía una notificación al administrador de cuentas de la empresa.

 

Banco – Asignación de Funciones Límites o Servicios Transaccionales.

1. El usuario Administrador de Usuarios de Banco ingresa al módulo administrativo de PSE con usuario y contraseña.

2. Se dirige a la opción “Registro/Usuarios”, consulta el usuario al cual se requiere asignar la función de gestionar la solicitud de cambio en el límite transaccional, o en caso contrario se procede a crear un usuario nuevo según la solicitud.

3. En la ventana de administración de usuarios, en la parte inferior derecha se visualizan las opciones: Administración Servicios: Esta función permite realizar el cambio del monto transaccional de una empresa, este cambio queda pendiente y es notificado el usuario aprobador.

Registro/Aprobación Servicios: Permite aprobar las solicitudes de cambio en el límite transaccional, esta función permite aprobar solicitudes de Empresas o Banco. Aprobación Servicios Especiales: Función exclusiva para la aprobación de límites superiores a 100 SMMLV.

Se debe tener en cuenta que las opciones “Registro/Aprobación Servicios y Aprobación Servicios Especiales” no pueden ser asignadas a un mismo usuario ya que para montos superiores se requiere una aprobación adicional.

4. Se marcan las casillas requeridas de acuerdo a las funciones que se desean asignar al usuarios.

 

BANCO – Registro solicitud de aumento en límite transaccional.

1. Se ingresa con el usuario y contraseña del operador financiero con la función activa de “Administración Servicios”.

2. Se da clic en la opción “Registro/Administración Servicios”, se consulta la empresa de la cual se desea realizar el cambio en el límite transaccional, se debe tener en cuenta el filtro tipo de empresa, “Pública o Privada”, selecciona la empresa y da clic en el botón “Servicios Normales”.

3. En la ventana “Límites de los Servicios de la Entidad Financiera” se pueden visualizar los límites transaccionales que tiene la empresa seleccionada.

4. En esta sección se puede realizar el cambio del límite transaccional el cual quedará en estado pendiente de aprobación por parte del usuario operador financiero con la función “Registro/Aprobación Servicios”

 

BANCO – Aprobación en cambio límite transaccional.

1. Ingresa al modulo administrativo de PSE con el usuario y contraseña del operador financiero con la función activa “Registro/Aprobación Servicios” .

2. Se dirige al menú “Registro/Aprobación Servicios”, busca la empresa, selecciona la empresa del resultado y da clic en el botón “Servicios Normales”.

3. En esta ventana se encuentran las solicitudes y el solicitante, en esta ventana selecciona los límites a aprobar o rechazar de acuerdo a las validaciones realizadas.

No olvide que en el menú “Consultas/Reportes de Servicio” puede visualizar el monto transaccional actual que tienen la empresa.

 

Administrador de usuarios

Este usuario tiene acceso a todas las consultas de transacciones, conciliación, logs de usuarios e información básica de la Empresa, con que cuenta el Modulo Administrativo de PSE.

Así mismo tiene la posibilidad de administrar (Crear, Modificar, Bloquear, Eliminar) otros usuarios que se denominan Operadores y asignarles diferentes opciones de consultas.

A continuación se describen las funciones que posee este usuario.

 

Consultar información básica de la empresa

La información que el Administrador de Usuarios puede consultar es la que se registró en PSE cuando la Empresa ingresó a producción. Una vez el usuario ha ingresado al sistema, por el menú Registro debe seleccionar la opción información Básica

En la pantalla que aparece se encuentra la información de la Empresa como su Nombre, NIT, Actividad económica, CIIU, etc. Y adicionalmente los datos del Administrador de Usuarios y del Administrador de Cuentas. Estos datos son los que la Empresa relacionó en el Formato de Registro de Usuarios y en la pantalla la mayoría de datos aparecen por defecto y no se pueden modificar.

La única información que se puede actualizar es la siguiente:

Crear Usuarios Operadores

Una de las funciones principales que tiene el Administrador de Usuarios es la creación, modificación, bloqueo y eliminación de Usuarios Operadores. Una vez el Administrador de Usuarios ha ingresado al sistema por el menú Registro debe seleccionar la opción Usuarios.

 

En la pantalla que aparece, debe ejecutar un clic en el botón Crear.

 

El sistema le presenta los campos para que el Administrador de Usuarios diligencie los datos del Usuario Operador que va a crear, y así mismo para que seleccione las funciones que le vaya a asignar. Una vez diligenciados todos los datos debe finalizar con un clic sobre el botón Grabar. Es importante tener en cuenta que el código de usuario es enviado al correo electrónico del Administrador de Usuarios y la clave es enviada al correo del usuario que fue creado.

 

Modificar Información de un Usuario Operador

Cuando el Administrador de Usuarios ingresa por el menú Registro a la opción Usuarios, la pantalla le presenta unos criterios de búsqueda.

 

Si necesita modificar la información de algún usuario en particular, puede buscarlo, por su nombre, código, estado, entre otros. También, si se digita doble signo de porcentaje (%%) en el campo Nombre de Usuario o en el de Código de Usuario, el sistema traerá la lista de todos los usuarios que se encuentren en el estado que muestre este campo en los criterios de búsqueda. Una vez se han incluido los datos para consultar los usuarios, se debe ejecutar un clic en el botón Buscar.

Y en la misma pantalla aparece el resultado de la consulta en una tabla donde figura la identificación, el nombre, el código y el estado de cada usuario. Si la intención del Administrador es eliminar el usuario marcando la casilla de verificación que se encuentra al lado izquierdo y finalizando con un clic en el botón Eliminar.

Nota: Los estados en que se pueden encontrar los Usuarios Operadores, son: Activos, Bloqueados Temporalmente, o eliminados.

Si lo que el Administrador de Usuarios necesita, es modificar algún dato del Usuario Operador, puede ingresar a ver la información del mismo, con un clic sobre el nombre del usuario.

En ese momento el sistema muestra la pantalla de registro del usuario, donde el Administrador puede modificar los datos del mismo, por ejemplo, en caso que haya cambiado su correo electrónico. También puede cambiar las funciones que le haya asignado.

Creación Usuario Operador Taquilla

Otra opción que tiene el Administrador de Usuarios es la creación, modificación, bloqueo y eliminación de Usuarios Operadores de Taquillas Una vez el Administrador de Usuarios ha ingresado al sistema por el menú Registro debe seleccionar la opción Usuarios.

En la pantalla que aparece, debe ejecutar un clic en el botón Crear.

 

El sistema le presenta los campos para que el Administrador de Usuarios diligencie los datos del Usuario Operador Taquilla que va a crear, así mismo para que seleccione las funciones que le vaya a asignar. Adicionalmente el Administrador de Usuarios debe seleccionar en el botón Taquillas para que el sistema le muestre las diferentes funcionalidades que tiene atadas al comercio y de esta manera podérselas asignar al usuario Operador de taquillas que esté Usuario Administrador esté creando.

 

Ejemplo de Taquillas disponibles:

 

Una vez diligenciados todos los datos debe finalizar con un clic sobre el botón Grabar.

 

Es importante tener en cuenta que el código de usuario es enviado al correo electrónico del Administrador de Usuarios y la clave es enviada al correo del usuario que fue creado.

Las funciones que el Administrador de Usuarios puede asignarle a los Usuarios Operadores de Taquilla son las siguientes:

Bloqueo y Desbloqueo de Usuarios Operadores

Otra de las acciones que puede realizar el Administrador de Usuarios es el bloqueo o desbloqueo del Operador. Esto en el caso que vaya a salir a vacaciones, por ejemplo. Cuando el Administrador ingresa a los datos del usuario en la parte inferior de la pantalla encontrará el botón Bloquear.

Igualmente si el usuario ya está bloqueado encontrará el botón desbloquear.

 

Solicitar Cambio de Clave Usuarios Operadores

Si el Usuario Operador olvidó su clave, para que se le genere una nueva, debe solicitar al Administrador de Usuarios que ingrese a través del Módulo Administrativo a sus datos y realice dicha solicitud.

Una vez el Administrador ha ingresado a los datos del Usuario, en la parte inferior de la pantalla encontrará el botón Cambiar Clave, a través del cual solicita la generación de una nueva contraseña, la cual es enviada automáticamente al correo del Operador.

 

 

Archivos de Recaudo (Conciliación)

PSE genera unos archivos planos con la información de las transacciones que las Empresas han recaudado a través de este servicio.

Actualmente se cuenta con cuatro formatos (Asobancaria 1998, Asobancaria 2001, Andesco y PSE) para que las Empresas elijan la estructura que se ajuste a sus necesidades.

 

Selección del Formato del Archivo de Conciliación sin Generación Automática

Cuando el Administrador de Cuentas no ha marcado la casilla de Generación Automática de archivos, el Administrador de Usuarios o el Usuario Operador que tenga asignada la función de Descarga de Archivos de Recaudo debe ingresar a programar la generación de los archivos cada vez que los requieran. Esta programación se realiza ingresando por el menú Consultas y de allí seleccionar la opción Recaudos. En la pantalla que muestra el sistema, en la parte inferior derecha aparece el botón Programar la Generación de los Archivos.

 

El sistema solicita entonces un rango de fechas para la programación, una vez se han seleccionado estas fechas se finaliza con un clic en el botón Programar. Y en la parte inferior de la pantalla queda el registro de la programación realizada y está la opción de Borrar, en caso que haya quedado algún dato errado.

 

Los archivos se generan en un proceso nocturno y quedarán disponibles para que la Empresa los descargue al día siguiente.

 

Selección del Formato del Archivo de Conciliación con Generación Automática

Igualmente se mencionó que la Empresa puede elegir que estos archivos se generen automáticamente. Este es un proceso nocturno y a primera hora de la mañana se puede consultar los archivos con las transacciones del día anterior.

Si la opción elegida es esta, el Administrador de Usuarios o el Usuario Operador que tenga asignada la función de Descarga de Archivos de Recaudo debe ingresar por el menú Consultas y seleccionar la opción Recaudos.

Elegir el formato de los archivos de conciliación

La otra función que tiene el Administrador de Cuentas de una Empresa es seleccionar el formato en que la Empresa requiere que PSE le genere los archivos de conciliación Para realizar esta labor el Administrador de Cuentas, debe ingresar por el menú Registro y seleccionar la opción Archivos de Conciliación.

Allí le aparece la pantalla con la lista de los formatos existentes y en la parte inferior de la misma la casilla de verificación Generar Archivos Automáticamente, la cual debe ser marcada en el caso que la Empresa requiera que el sistema le genere a diario de manera automática los archivos, de lo contrario el Administrador de Usuarios o el Usuario Operador que tenga asignada esta función en la Empresa, deberá solicitarlos. Una vez seleccionado el formato debe finalizar con un clic en Grabar.

 

La labor del Administrador de Cuentas es fundamental en el momento en que una Empresa ingresa a Producción en PSE, pues de la configuración de las reglas de negocio depende que el servicio pueda quedar activo en el sistema y se puedan empezar a recibir los pagos de sus clientes. Posteriormente, sólo ingresaría al sistema, en el evento que la Empresa requiera realizar un cambio en las reglas de negocio o en el formato para la generación de los archivos de conciliación.

Realizar consultas en el sistema

El Módulo Administrativo de PSE ofrece varios tipos de consultas para los usuarios.
Existen consultas que son exclusivas para el Administrador de Usuarios y otras que éste puede asignar a los Usuarios Operadores.

Consultas exclusivas administrador de usuarios

El Administrador de Usuarios tiene acceso a todas las consultas que genera el sistema, sin embargo hay algunas que son propias de su perfil, las cuales se detallan a continuación:

Consultar Log de Usuarios

El Administrador de Usuarios tiene la facultad de consultar las operaciones que han realizado todos los usuarios en el sistema, es así como puede verificar si el Administrador de Cuentas registra un nuevo Servicio o realizó un cambio en las reglas de negocio.

Ingresando por el menú Consultas se debe seleccionar la opción Usuarios.

En la pantalla que presenta el sistema se puede seleccionar una fecha específica o un usuario específico o simplemente consultar la información de todos los usuarios.

El resultado de la consulta se presenta de la siguiente manera:

 

Donde se ve la fecha y la hora, el nombre del usuario y la operación que realizó.

 

Estadísticas de Transacciones

 

El Administrador de Usuarios tiene la posibilidad de consultar, combinando varios criterios de búsqueda, unas estadísticas de las transacciones que han sido rechazadas porque los montos exceden los límites establecidos en PSE. El Administrador debe ingresar por el menú Consultas y de allí seleccionar la opción Estadísticas de Transacciones.

En la pantalla que muestra el sistema debe incluir el rango de fechas a consultar y dar clic en el botón Consultar.

El sistema presenta el resultado de la consulta indicando el Código de Servicio, la Cantidad de Transacciones Fallidas y el Valor de las Transacciones que se intentaron pagar.

 

Consultas generales del sistema

Las consultas que se detallan a continuación están disponibles para el Administrador de Usuarios y así mismo éste las puede asignar a los Usuarios Operadores.

Consultar Transacciones – Totales – Ciclos

Esta consulta permite que la Empresa conozca en línea todas las transacciones que han tenido a través de PSE, en cada uno de los estados:

Para realizar las consultas, el Administrador de Usuarios o el Usuario Operador que tenga asignada esta función, debe ingresar por el menú Consultas y seleccionar la opción Transacciones.

 

Allí el sistema le presenta una pantalla donde el usuario puede incluir una serie de criterios de búsqueda si necesita encontrar una transacción específica o simplemente relacionando un rango de fechas, el sistema le presentará la información requerida.

Se puede consultar por estado de la transacción, por Entidad Financiera desde donde el cliente realizó el pago, por código de servicio, por valor, por número de factura, etc.

Uno de los criterios de búsqueda es el CUS que significa Código único de Seguimiento. Este número es asignado automáticamente por PSE cada vez que se crea una transacción, esto es cuando el cliente selecciona la Entidad Financiera desde donde va a realizar el pago. Este código es conocido por la Empresa, por el Banco del cliente y por PSE y es de utilidad en el evento de tener que analizar una transacción específica.

Una vez incluidos los criterios de búsqueda se debe finalizar con un clic en el botón Consultar.

El sistema presenta la consulta en una tabla con las columnas Estado, Ciclo, CUS, Entidad Financiera, Cliente/Factura y Valor.

Igualmente con un clic sobre el título de cada columna se puede ordenar la información.

En la parte inferior derecha de la pantalla se encuentra el total, en valor, de las operaciones por cada uno de los estados.

 

Si en la pantalla de búsqueda se selecciona la consulta por Totales el resultado es el siguiente:

 

 

 

Se ve entonces más agrupada la información. Si la consulta se realiza por ciclos, se obtiene:

Consultar y Descargar Archivos de Recaudo (Conciliación)

Como se mencionó anteriormente, PSE genera unos archivos planos con la información de las transacciones que las Empresas han recaudado a través de este servicio.

Actualmente se cuenta con cuatro formatos (Asobancaria 1998, Asobancaria 2001, Andesco y PSE) para que las Empresas elijan la estructura que se ajuste a sus necesidades.

Remitiéndonos la capitulo donde se explicaron las funciones del Administrador de Cuentas (punto 2.4), este usuario es el encargado de realizar la selección del formato que vaya a utilizar la Empresa.

Reporte de transacciones PSE

Para generar un reporte de transacciones el usuario debe ingresar por el menú Consultas y de allí seleccionar la opción Reporte de Transacciones.

En la pantalla que presenta el sistema se encuentran varias opciones para la realización de la búsqueda.

 

A continuación se da una breve descripción de los íconos que se presentan en los criterios de búsqueda y en los criterios de ordenamiento:

Operador Y: Permite realizar consultas que cumplan 2 criterios de búsqueda. Operador O: Permite realizar consultas que cumplan, al menos, alguno de los criterios de búsqueda dados.

Criterios De Búsqueda: Es posible establecer búsquedas por los siguientes Criterios:

Una vez el usuario ha seleccionado los criterios de búsqueda requeridos el sistema presenta los resultados de la consulta en una pantalla de totales. Y si el usuario requiere ver el dato de cada transacción debe dar un clic en el botón Consultar Registros.

El sistema le presenta entonces el listado de las transacciones con los campos que por defecto tiene la consulta y los campos opcionales que el usuario haya seleccionado. Si el usuario lo requiere puede exportar la consulta obtenida dando un clic en el botón Exportar.

 

Detalle Reporte de Transacciones

Esta función le permite al usuario conocer más datos de la transacción consultada, incluido el log de la misma, es decir, el comportamiento de los Web Services. Para visualizar este detalle el usuario debe realizar la consulta de Transacciones y dar clic sobre el CUS de la transacción.

El sistema presenta la siguiente información:

 

 

Reporte de Usuarios

El usuario debe seleccionar el menú Consultas y de allí la opción Reporte de Usuarios

En la pantalla que presenta el sistema se encuentran varias opciones para la realización de la búsqueda.

Criterios De Búsqueda: Es posible establecer búsquedas por los siguientes Criterios:

Una vez el usuario ha seleccionado los criterios de búsqueda requeridos el sistema presenta los resultados de la consulta. Si el usuario lo requiere puede exportar la consulta obtenida dando un clic en el botón Exportar.

 

El sistema le presenta los formatos disponibles para exportar el archivo. El usuario debe seleccionar el que vaya a utilizar y dar un clic en el botón Generar.

Las opciones de Formato de Exportación son:

– Excel
– HTML
– Texto
– PDF

El resultado de exportar la consulta en formato Excel es el siguiente:

 

 

Detalle Reporte de Usuarios

Esta función permite conocer más datos de los usuarios consultados. Para visualizar este detalle se debe realizar la consulta de Usuarios (ver numeral…) y dar clic sobre el Código del Usuario.

El sistema presenta la siguiente información:

 

 

Reporte de Servicios

El usuario debe seleccionar el menú Consultas y de allí la opción Reporte de Servicios.

En la pantalla que presenta el sistema se encuentran varias opciones para la realización de la búsqueda.

Criterios De Búsqueda: Es posible establecer búsquedas por los siguientes Criterios:

Una vez el usuario ha seleccionado los criterios de búsqueda requeridos el sistema presenta los resultados de la consulta. Si el usuario lo requiere puede exportar la consulta obtenida dando un clic en el botón Exportar.

El sistema le presenta los formatos disponibles para exportar el archivo. El usuario debe seleccionar el que vaya a utilizar y dar un clic en el botón Generar.
Las opciones de Formato de Exportación son:
– Excel
– HTML
– Texto
– PDF

El resultado de exportar la consulta en formato Excel es el siguiente:

 

 

Detalle Reporte de Servicios

Esta función permite conocer más datos de los servicios consultados. Para visualizar este detalle se debe realizar la consulta de Servicios (ver numeral…) y dar clic sobre el Código del Servicio.

 

El sistema presenta la siguiente información:

 

Causales de Rechazo y Fallo en Transacciones PSE

Actualmente se manejan las siguientes causales de rechazo y fallo en PSE:

Ciclos de Compensación

Un Ciclo de Proceso o Cierre de Ciclo en PSE agrupa todas las transacciones procesadas (aprobadas, rechazadas, fallidas y pendientes) en el periodo de tiempo indicado, con el fin de realizar los cuadres operativos necesarios y de generar los archivos de conciliación para cada Entidad Financiera y para cada Empresa.

El Cierre de Ciclo permite adicionalmente que PSE genere los archivos necesarios para realizar la aplicación de fondos a través del sistema ACH.

En condiciones operativas normales, en PSE se ejecutan cinco ciclos de operación, en los siguientes horarios:

 

Formatos Archivos de Recaudo – Conciliación

Asobancaria 2001

En caso que el Administrador de Cuentas de la Empresa seleccione formato Asobancaria 2001, el archivo a generar debe mantener el estándar descrito a continuación (Asobancaria, Septiembre 2001):

 

Asobancaria 1998

En caso que el Administrador de Cuentas de la Empresa seleccione formato Asobancaria 1998, el archivo a generar debe mantener el estándar descrito a continuación:

Andesco

En caso que el Administrador de Cuentas de la Empresa seleccione formato Andesco, el archivo a generar debe mantener el estándar descrito a continuación:

 

 

 

Formato PSE

DISEÑO ARCHIVO DE CONCILIACION EPP TOTALES (Todas las transacciones con subtotales por estado)

 

Funcionalidades usuario operador para administrar las modalidades pse hosting

Las modalidades PSE Hosting existentes son las siguientes:
a. Modalidad Formulario de Pago
b. Modalidad Carga de Factura
c. Modalidad Conexión en línea.

A continuación se relaciona el detalle de carga y consulta de información para las diferentes modalidades de PSE Hosting.

Dependiendo de la funcionalidad adquirida, usted deberá remitirse al ítem correspondiente.

Modalidad formulario de pago

Esta modalidad le permite tener campos flexibles en orden y número, los cuales fueron configurados al momento de la parametrización en el sistema.

Reporte de Facturas

Esta consulta le permite al Usuario Operador, descargar la información relacionada por los clientes al momento de realizar el pago.

Esta función le permite generar los Reportes con el estado final de la transacción.

 

Al ingresar por la opción de Consultas – Reportes de Facturas, el sistema le permite ver la siguiente información:

El usuario Operador debe seleccionar la funcionalidad de la cual desea generar la consulta en la siguiente opción:

La consulta contiene campos Opcionales los cuales se pueden seleccionar

Puede seleccionar Criterios de Búsqueda, de acuerdo a la información que desee consultar.

 

El sistema le permite organizar la información, a través de Criterios de Ordenamiento.

 

Por ultimo debe seleccionar el Botón de Consultar, para obtener un Total de la Búsqueda.

Al hacer clic sobre la opción de Consultar Registros, el sistema permite ver el Resultado de la Búsqueda, mostrando la información de las transacciones realizadas.

De esta información se puede obtener un detalle más específico de la transacción, al hacer clic sobre el Estado (Paga).

 

El usuario puede Exportar la información de Facturas en los siguientes Formatos:

Consulta Estado de la Generación de los Archivos de Conciliación

Esta consulta le permite al Usuario Operador generar los archivos de conciliación de acuerdo a los recaudos recibidos.

El sistema le permite ver la siguiente información:

El usuario seleccionara una Fecha Inicial y una Fecha Final de acuerdo a la consulta a realizar para a descarga de los archivos de conciliación:

Clic sobre la opción de Consultar

Modalidad carga de factura

Generación del archivo con la información para el recaudo

Para la modalidad Carga de factura, la empresa debe previamente cargar al sistema un archivo con la relación de las facturas a pagar por los clientes. Este archivo puede ser cargado al sistema bajo las siguientes estructuras: txt (texto), .xls (excel 2010), .csv (separado por comas o caracteres especiales), separados por tab en .txt La funcionalidad PSE Hosting permite cargar al sistema cualquier tipo de estructura, siempre que cumpla con los siguientes campos mínimos, los cuales pueden estar ubicados en cualquier orden dentro del archivo generado por la Empresa:

El sistema permite cargar la estructura del archivo definido por la Empresa, relacionando los campos obligatorios por el sistema. Los campos adicionales necesarios para la Empresa pueden ser configurados en el sistema de acuerdo a la necesidad de la Empresa.

Los nombres de cada variable pueden ser modificados de acuerdo a la información que la Empresa defina. A continuación se relaciona, a través de un ejemplo, la forma de crear un archivo plano con la información de las facturas a pagar, Desde un archivo de Excel incluya las columnas con la información de sus clientes para que estos puedan realizar el pago:

a. En los encabezados de las columnas ingrese la información requerida tal como lo solicito al momento de la vinculación:

b. Al finalizar el diligenciamiento de la información requerida para el pago, proceda a guardar el archivo como “CSV (delimitado por comas) (*.csv)”, guarda el archivo en una ubicación del equipo para su posterior cargue en el sistema de PSE.

 

Importación Carga de Factura

Esta opción le permite al Usuario Operador realizar el procedimiento de importación de un archivo tipo TXT (texto), XLS (Excel), CSV (delimitado por comas) y separados por Tab en .TXT.

Una vez el usuario ingresa por esta opción, puede generar la importación del archivo de la siguiente forma:

Ingresar por la opción de Nuevo:

Clic sobre la opción de Examinar, buscar el Archivo plano y por ultimo clic sobre la opción de Importar:

El sistema le muestra la siguiente información:

El sistema le permite al usuario, verificar el detalle de la importación realizada, al hacer clic sobre el Nombre del archivo, le despliega una ventana con los mensajes de procesamiento.

Si el usuario lo desea pude eliminar el archivo importado.

Si al usuario le quedo pendiente por importar uno o más registros puede realizar el procedimiento de forma manual de la siguiente forma:

 

Reporte de Facturas

Esta consulta le permite al Usuario Operador, descargar la información relacionada por los clientes al momento de realizar el pago. Esta función le permite generar los Reportes con el estado final de la transacción.

 

Al ingresar por la opción de Consultas – Reportes de Facturas, el sistema le permite ver la siguiente información:

El usuario Operador debe seleccionar la funcionalidad de la cual desea generar la consulta en la siguiente opción:

La consulta contiene campos Opcionales los cuales se pueden seleccionar

Puede seleccionar Criterios de Búsqueda, de acuerdo a la información que desee consultar.

 

El sistema le permite organizar la información, a través de Criterios de Ordenamiento.

 

Por ultimo debe seleccionar el Botón de Consultar, para obtener un Total de la Búsqueda.

Al hacer clic sobre la opción de Consultar Registros, el sistema permite ver el Resultado de la Búsqueda, mostrando la información de las transacciones realizadas.

De esta información se puede obtener un detalle más específico de la transacción, al hacer clic sobre el Estado (Paga).

 

El usuario puede Exportar la información de Facturas en los siguientes Formatos:

Consulta Estado de la Generación de los Archivos de Conciliación

Esta consulta le permite al Usuario Operador generar los archivos de conciliación de acuerdo a los pagos recibidos.

El sistema le permite ver la siguiente información:

El usuario debe seleccionar la Fecha Inicial y Fecha Final de acuerdo a la consulta a realizar para la descarga de los archivos de conciliación:

Clic sobre la opción de Consultar

 

Modalidad conexión en Línea

En esta Funcionalidad la transacción se origina desde la página web de la empresa con los datos que ingresa el usuario pagador.

Reporte de Facturas

Esta consulta le permite al Usuario Operador, descargar la información relacionada por los clientes al momento de realizar el pago. Esta función le permite generar los Reportes con el estado final de la transacción.

 

Al ingresar por la opción de Consultas – Reportes de Facturas, el sistema le permite ver la siguiente información:

El usuario Operador debe seleccionar la funcionalidad de la cual desea generar la consulta en la siguiente opción:

La consulta contiene campos Opcionales los cuales se pueden seleccionar

Puede seleccionar Criterios de Búsqueda, de acuerdo a la información que desee consultar.

 

El sistema le permite organizar la información, a través de Criterios de Ordenamiento.

 

Por ultimo debe seleccionar el Botón de Consultar, para obtener un Total de la Búsqueda.

Al hacer clic sobre la opción de Consultar Registros, el sistema permite ver el Resultado de la Búsqueda, mostrando la información de las transacciones realizadas.

De esta información se puede obtener un detalle más específico de la transacción, al hacer clic sobre el Estado (Paga).

 

El usuario puede Exportar la información de Facturas en los siguientes Formatos:

 

Consulta Estado de la Generación de los Archivos de Conciliación

Esta consulta le permite al Usuario Operador generar los archivos de conciliación de acuerdo a los recaudos recibidos.

El sistema le permite ver la siguiente información:

El usuario seleccionara una Fecha Inicial y una Fecha Final de acuerdo a la consulta a realizar para a descarga de los archivos de conciliación:

Clic sobre la opción de Consultar

Modalidad conexión integrada de factura

En la Conexión Integrada de Factura, el pago inicia desde la página web de PSE Hosting. La Empresa que tiene el sistema de pago implementado, recibe desde PSE Hosting la consulta de información de los clientes que van realizar el pago a través de la funcionalidad.

Reporte de Facturas

Esta consulta le permite al Usuario Operador, descargar la información relacionada por los clientes al momento de realizar el pago. Esta función le permite generar los Reportes con el estado final de la transacción.

 

Al ingresar por la opción de Consultas – Reportes de Facturas, el sistema le permite ver la siguiente información:

El usuario Operador debe seleccionar la funcionalidad de la cual desea generar la consulta en la siguiente opción:

La consulta contiene campos Opcionales los cuales se pueden seleccionar

Puede seleccionar Criterios de Búsqueda, de acuerdo a la información que desee consultar.

 

El sistema le permite organizar la información, a través de Criterios de Ordenamiento.

 

Por ultimo debe seleccionar el Botón de Consultar, para obtener un Total de la Búsqueda.

Al hacer clic sobre la opción de Consultar Registros, el sistema permite ver el Resultado de la Búsqueda, mostrando la información de las transacciones realizadas.

De esta información se puede obtener un detalle más específico de la transacción, al hacer clic sobre el Estado (Paga).

 

El usuario puede Exportar la información de Facturas en los siguientes Formatos:

 

Consulta Estado de la Generación de los Archivos de Conciliación

Esta consulta le permite al Usuario Operador generar los archivos de conciliación de acuerdo a los recaudos recibidos.

El sistema le permite ver la siguiente información:

El usuario seleccionara una Fecha Inicial y una Fecha Final de acuerdo a la consulta a realizar para a descarga de los archivos de conciliación:

Clic sobre la opción de Consultar

Consulta Reporte de Facturas Operador Taquilla

El usuario Operador creado bajo la modalidad Operador taquilla, tiene la opción adicional de poder hacer la consulta por cada una de las funcionalidades que el Administrador de Usuarios le haya asignado. Debe ingresar por la opción Consultas, Reporte de Facturas y en la pantalla de los datos de la consulta le aparecerá una lista desplegable con las diferentes funcionalidades que tenga asignadas.

Consulta Reporte de Facturas Operador Funcionalidad servicio Tarjeta de Crédito

Las opciones descritas a continuación están disponibles cuando un comercio tiene el servicio de Tarjetas de Crédito.

El usuario Operador creado bajo la modalidad Operador Funcionalidad, cuenta con la opción hacer la consulta solamente a las funcionalidades que el Administrador de Usuarios le haya asignado.

Debe ingresar por la opción Consultas, Reporte de Facturas y en la pantalla de los datos de la consulta le aparecerá una lista desplegable con las diferentes funcionalidades que tenga asignadas.

 

La consulta contiene campos Opcionales los cuales se pueden seleccionar

Adicionalmente contará con las siguientes opciones propias cuando un comercio tiene el servicio de Tarjetas de Crédito

Puede seleccionar Criterios de Búsqueda, de acuerdo a la información que desee consultar.

Adicionalmente contará con la opción MODALIDAD DE PAGO propia de un comercio con el servicio de Tarjetas de Crédito.

El sistema le permite organizar la información, a través de Criterios de Ordenamiento.

Por ultimo debe seleccionar el Botón de Consultar, para obtener un Total de la Búsqueda.

Al hacer clic sobre la opción de Consultar Registros, el sistema permite ver el Resultado de la Búsqueda, mostrando la información de las transacciones realizadas.

De esta información se puede obtener un detalle más específico de la transacción, al hacer clic sobre el Estado (Paga).

El usuario puede Exportar la información de Facturas en los siguientes Formatos:

Davivienda
Banco Pichincha
Banco de Occidente
Banco Av Villas
Banco de Bogotá
Banco Popular
Banco Cooperativo Coopcentral
Banco Falabella
Bancoomeva
Banco Agrario de Colombia
BBVA
Citi
Banco Caja Social
Banco Corpobanca
Banco ProCredit
Banco GNB Sudameris
Bancolombia
Colpatria
Santander
Nequi
Itau

 

Contácto

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